Dokumenty państwowe wykorzystywane poza granicami kraju muszą mieć poświadczony swój oficjalny charakter. Dzięki temu polskie dokumenty urzędowe mogą być legalnie używane w innych miejscach, zachowując przy tym swoją legalność oraz wiarygodność. Formą takiego poświadczenia jest właśnie apostille. Wyjaśniamy najważniejsze kwestie na ten temat, by wiedzieć, jak można uzyskać apostille, co to oznacza i kto je wydaje.
Czym jest apostille?
Apostille (funkcjonuje także spolszczona nazwa, czyli apostylla), to nic innego jak czynność urzędowa, która jest konieczna do tego, by potwierdzić autentyczność danego dokumenty państwowego. Dzięki temu polskie dokumenty, posiadające specjalną klauzulę apostille, są traktowane jako oficjalne oraz autentyczne również poza granicami naszego kraju. W efekcie zyskują pożądaną moc prawną. Dlatego apostille to nic innego jak poświadczenie oficjalnego charakteru dokumentów.
Procedurę opisują konkretnie regulacje prawne, które zawarte są w konwencji haskiej pochodzącej z 5 października 1961 roku. To międzynarodowe porozumienie zawarte między 117 krajami. Warto wiedzieć, że klauzula jest uznawana wyłącznie w nich, stąd też, jeśli jakiś kraj nie stanowi strony konwencji haskiej, a należy przedstawić dokument państwowy, należy dokonać jego legalizacji.
Apostille – jakie dokumenty muszą być poświadczone?
Dokumenty, które wymagają klauzuli apostille, to m.in.: akty notarialne, zaświadczenia oraz poświadczenia, wyroki sądowe, dyplomy, certyfikaty i dokumenty publiczne. Z kolei konwencja wyklucza konieczność uzyskiwania poświadczenia dla aktów chrztu, deklaracji podatkowych czy innych dokumentów o charakterze niepublicznym.
Warto wiedzieć, że jeśli chodzi o kraje Unii Europejskiej, to kwestię poświadczania dokumentów reguluje Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 roku. To właśnie ono zniosło obowiązek uzyskiwania apostille przy dokumentach odnoszących się do pozostawania osoby przy życiu, zgonu, urodzenia, małżeństwa, rozwodu, separacji czy unieważniania związku małżeńskiego, pochodzenia dziecka, miejsca zamieszkania oraz pobytu, obywatelstwa oraz braku wpisu w rejestrze karnym.
Co zrobić, by otrzymać klauzulę apostille?
Aby uzyskać apostille, należy posługiwać się wyłącznie oryginalnymi dokumentami. Ich kserokopie nie będą w żaden sposób dopuszczalne. Trzeba skontaktować się do organu właściwego – Ministerstwa Spraw Zagranicznych danego kraju bądź sądu wyższej instancji. Wniosek o apostille składa się w formie papierowej bądź elektronicznej – wedle uznania i preferencji. Koszt uzyskania takiego poświadczenia to wydatek rzędu 60 zł, który należy uregulować przelewem bądź gotówką w Ministerstwie Spraw Zagranicznych.
